Ratgeber Hausverwaltung

Hausverwaltung – selber machen oder outsourcen?

In diesem Artikel geben wir Ratschläge und Tipps für Hausverwaltung. Es wird erklärt…

• was Hausverwaltung ist
• welche Unterschiedlichen Arten von Hausverwaltungen es gibt
• wie WEGs (dazu unten mehr) eine gute Hausverwaltung finden und
• worauf bei der Gründung einer Hausverwaltung zu achten ist.

Da es sich um einen sehr weiten und juristisch relevanten Artikel handelt, weisen wir ausdrücklich darauf hin, dass es sich um keine Rechtsberatung für Wohnungseigentümer oder Selbständige Hausverwalter handelt. Alle rechtlichen Stellungnahmen sind unverbindlich und können von der gängigen Rechtsmeinung und Urteilen der Gerichte abweichen.

Für eine verbindliche Auskunft als WEG, Unternehmer oder Privatperson wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt für Immobilienrecht oder eine professionelle Hausverwaltung.

Aufgaben der Hausverwaltung

Miethaus- oder WEG-Verwaltung

Hausverwalter werden unterschieden in WEG-Verwalter und Mietverwalter. WEG-Verwalter verwalten das Gemeinschaftseigentum der Wohnungseigentümergemeinschaft gemäß WEGesetz (Wohnungseigentumsgesetz). Die Eigentümergemeinschaft kann einen WEG-Verwalter beauftragen oder die Selbstverwaltung vereinbaren. Im Regelfall wird von der WEG ein externer Hausverwalter verpflichtet.

Eine Miethausverwaltung haben den Auftrag, die Verwaltung von Mietswohnungen zu übernehmen. Dazu zählen Aufgaben wie der Mieterkontakt, die Erfüllung der Vermieter-Pflichten, Einzug der Miete, Abrechnung der Heizkosten gegenüber Mietern und die Mietersuche zur optimalen Vermietung der Wohnungen und Gewerbeflächen.

Oftmals bieten Hausverwaltungen beide Aufgaben aus einer Hand. Sie vertreten die Eigentümer und sorgen für die lückenlose Vermietung.

Sonderfälle: Ferienvermietung und Hausmeisterdienste

Ein Sonderfall der Miethausverwaltung ist die Ferienvermietung (für Ferienwohnungen und Ferienhäuser), die auch Aufgaben der Möblierung und dauerhaften Vermarktung übernimmt. Sie erfüllt das Tagesgeschäft der Vermietung für Eigentümer von Immobilien, die regelmäßig an Feriengäste vermietet werden.

Hausmeisterdienste übernehmen oftmals auch verwalterische Aufgaben. Umgekehrt bieten Hausverwaltungen oftmals auch Dienstleistungen wie einfache Gartenpflege und Grundstückspflege, Hausmeistertätigkeiten und dergleichen. Die Grenzen zwischen Hausverwaltung, Mietverwaltung, Grundstückspflege, Maklertätigkeit und Instandsetzung sind fließend.

Hausverwaltung: Aufgaben und Pflichten

Hausverwalter*innen gewährleisten die Verwaltung von Wohneigentum und die Verwaltung von Mietobjekten. Im Bereich der Gewerbeimmobilien spricht man eher von Facility Management, da hier der gewerbliche Betrieb der Gebäude mit Produktionsflächen, Büroflächen oder Ladenflächen im Vordergrund steht.

Alltägliche Aufgaben einer Hausverwaltung

Das Wohneigentumsgesetz legt in § 21 WEG Ordnungsgemäße Verwaltung so fest:

• Aufstellung einer Hausordnung
• Ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung von gemeinschaftlichem Eigentum
• Feuerversicherung des gemeinschaftlichen Eigentums zum Neuwert
• Versicherung der Wohnungseigentümer durch Haus- und Grundbesitzerhaftplicht
• Ansammlung einer angemessenen Instandhaltungsrückstellung
• Aufstellung eines Wirtschaftsplans
• Duldung der Herstellung von Telefon, Fernsehen, Strom durch die Wohnungseigentümer

Weitere Aufgaben werden in § 27 WEG Aufgaben und Befugnisse des Verwalters definiert. Darin wird auch festgelegt, welche Befugnisse die Hausverwaltung gegenüber der Eigentümergemeinschaft und Dritten (zum Beispiel Dienstleister, Handwerker und Banken) hat, damit sie die Verwaltung ordnungsgemäß durchführen kann:

• Beschlüsse der Wohnungseigentümer durchführen und die Hausordnung durchsetzen
• Maßnahmen zur Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums treffen
• In dringenden Fällen auch sonstige Maßnahmen treffen, sofern diese zur Erhaltung des Eigentums notwendig sind
• Gemeinschaftliche Lastenbeiträge, Kostenbeiträge, Tingungsbeiträge, Hypothekenzinsen anfordern, annehmen und abführen
• Zahlungen und Leistungen verwalten, abführen und annehmen, die für die laufende Verwaltung des Gemeinschaftseigentums anfallen
• Einnahmen verwalten
• Die Eigentümer über Rechtsstreit informieren
• Bestimmte Erklärungen abgeben

Die Hausverwaltung kann für die Gesamtheit der Wohnungseigentümer auch Willenserklärungen entgegennehmen, Maßnahmen veranlassen um Fristen zu wahren (zum Beispiel bei einem Rechtsstreit), Ansprüche für die Gemeinschaft geltend machen und andere wesentliche Pflichten erfüllen.

Hierbei ist entscheidend, dass für die Gesamtheit der Eigentümer gehandelt wird. Die Hausverwaltung ist in dieser Hinsicht auch vergleichbar mit einem (angestellten) Geschäftsführer, der die Geschäfte der Eigentümergemeinschaft zur Verwaltung der Immobilie gemäß der Beschlussfassung ausführt.

Einberufung der Eigentümerversammlung

Die Hausverwaltung ist verplichtet, einmal im Jahr eine Eigentümerversammlung einzuberufen. Zusätzliche muss die Hausverwaltung eine Eigentümerversammlung einberufen, wenn mehr als 25% der Eigentümer dies verlangen. Der Ablauf der Einladung, der Vorsitz und die Durchführung einer Eigentümerversammlung ist in § 21 WEG Einberufung, Vorsitz, Niederschrift verbindlich festgelegt.

Zweck der Eigentümerversammlung ist, den Eigentümern einer WEG die Möglichkeit der gemeinsamen Verwaltung zu eröffnen. Auf der Eigentümerversammlung werden Beschlüsse gefasst, wie mit der Immobilie, insbesondere dem Gemeinschaftseigentum, zu verfahren ist. Wirtschaftspläne werden beschlossen und der Hausverwalter wird entlastet. Miteigentümer können vorab Anträge stellen, um ihnen wichtige Tagesordnungspunkte aufzunehmen und die anderen Eigentümer darüber zu informieren.

Während der Corona-Pandemie sind Eigentümerversammlungen nicht immer an einem Ort möglich. Sie können allerdings auch per Videokonferanz durchgeführt werden. Entscheident hierfür ist, dass alle Eigentümer damit einverstanden sein müssen. Widerspricht auch nur ein einziges Mitglied, dann muss die Eigentümerversammlung vertagt werden, bis sie ordnungsgemäß durchgeführt werden kann.

Planung und Abrechnung der Kosten

Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung

Die Hausverwaltung muss für jedes Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan aufstellen. Der Wirtschaftsplan muss die erwartbaren Einnahmen und Ausgaben enthalten, die durch das Gemeinschaftseigentum entstehen. Aus dem Wirtschaftsplan ist ersichtlich, welche Kosten am Gemeinschaftseigentum für jeden (Mit-)Eigentümer enstehen.

In der Regel wird hierzu ein geeigneter Schlüssel herangezogen, z. B. die anteilige Größe der Wohneinheiten, die ein Wohnungseigentümer besitzt. Die auf dieser Basis ermittelten voraussichtlichen Kosten jedes Wohnungseigentümers ergeben das monatliche Wohngeld, das sodann durch die Hausverwaltung eingezogen wird. Im Wohngeld enthalten sind alle erwartbaren kosten inklusive der Rücklage für Instandhaltung. Nicht enthalten sind individuelle Kosten der betreffenden Wohneinheiten.

Bei Ablauf eines jeden Kalenderjahres erfolgt die IST-Abrechnung (Jahresabrechnung), aus der für jeden Eigentümer ersichtlich wird, welche Kosten tatsächlich angefallen sind. Aus der Differenz der Wohngeld-Vorauszahlungen gemäß Wirtschaftsplan (SOLL) und der Jahresabrechnung (IST) ergibt sich entweder ein Überschuss oder eine Nachzahlung.

Was darf eine Hausverwaltung kosten

Was ein Hausverwalter kosten darf, hängt davon ab, welche zusätzlichen Aufgaben der Hausverwaltervertrag regelt und wie viele Abrechnungen und Miteigentümer die WEG bzw. wie viele Wohneinheiten das Mietshaus hat.

Im Mittel liegen die Kosten für eine ordentliche Hausverwaltung bei ca. 25 Euro pro Monat und Wohneinheit. Je mehr Wohneinheiten das Objekt hat, desto günstiger wird die Verwaltung pro Wohneinheit. Eigentümer im Westen lassen sich die Hausverwaltung etwas mehr kosten. Der endgültige Preis der Hausverwaltung liegt am Verhandlungsgeschick der Eigentümer.

Beispielrechnung: Hausverwaltungskosten für ein 10-Parteien-Wohnhaus
Pauschal 25 € × 10 Einheiten × 12 Monate zzgl. 19 % MwSt = 3.570 € brutto

Es können neben denn pauschalen monatlichen Kosten für den Hausverwalter auch zusätzliche Kosten für eine Hausverwaltung anfallen, zum Beispiel:

• Kosten für zusätzliche / außerordentliche Eigentümerversammlungen
• Abrechnung von zusätzlichen Dienstleistungen
• Erstellung einer Verwalterzustimmung bei Eigentümerwechsel
• Mahnkosten, wenn Auftraggeber (Miteigentümer oder die Eigentümergemeinschaft) säumig werden
• Alles Maßnahmen, die nicht ausdrücklich vertraglich vereinbart sind, z. B. Betreuung von Umbau oder Sanierung
• Einmaliger hoher Aufwand des Nachfolgers im Rahmen eines Wechsel der Hausverwaltung

Für Eigentümer…

Die Selbstverwaltung wird unterschieden in die Echte Selbstverwaltung und die Verwaltung durch einen internen oder mehrere interne Verwalter*innen.

Als Echte Selbstverwaltung bezeichnet man es, wenn alle Eigentümer gemeinschaftlich die Verwaltung verantworten. In der Regel wird hierfür ein Geschäftsverteilungsplan erstellt, der die Aufgaben jedes Eigentümers klar definiert. Das beugt Konflikten vor, die zwischen Miteigentümern ansonsten schnell aufkommen. Die Echte Selbstverwaltung bestellt einen Miteigentümer, der Rechtsgeschäfte gegenüber Handwerkern, Dienstleistern, Kreditinstituten usw. eingehen darf. Dieser Miteigentümer trägt ein höheres Haftungsrisiko und sollte sich entsprechend absichern. Holen Sie hierfür ggf. Rechtsberatung eines Rechtsanwalts ein, der auf WEG-Recht spezialisiert ist.

Zur Verwaltung durch interne Verwalter*innen bestellen die Eigentümer eine Hausverwaltung aus den eigenen Reihen. Diese Verwaltertätigkeit sollte vertraglich geregelt sein und kann – sofern für die Selbstverwaltung eine Bezahlung erfolgt – erlaubnispflichtig sein.

Selbstverwaltung oder Hausverwaltung beauftragen

Grundsätzlich ist es für Eigentümer möglich, die Hausverwaltung selbst zu übernehmen. Er muss nicht unbedingt eine Hausverwaltung beauftragen. Das trifft auch auf das Gemeinschaftseigentum einer WEG zu, jedoch mit gewissen Einschränkungen und Abwägungen. Beide Arten der Hausverwaltung haben Vorteile und Nachteile.

Große WEG lieber mit externer Hausverwaltung

Kleinere WEGs verursachen weniger Verwaltungsaufwand und weniger Abstimmungsbedarf, als große WEGs. Die erste Einschränkung liegt damit in der Anzahl beteiligter Eigentümer.

Gleiche Interessen erleichtern WEG-Selbstverwaltung

Sind in der WEG Kapitalanleger und Selbstnutzer vertreten? Dann steigt das Konfliktpotenzial und es wird der Zeitpunkt kommen, an dem ein neutraler Mediator hilfreich ist. In diesem Fall kann ein professioneller Hausverwalter helfen.

Bei Mehrheitseigentümer: lieber einen Profi verpflichten

Verwaltet ein Mehrheitseigentümer die Immobilie, dann kommt es schnell zum Zweifel an der Gleichberechtigung der verschiedenen Interessen. Andersherum hat auch die Selbstverwaltung durch einen Minderheitseigentümer hohes Konfliktpotenzial, weil sich der Mehrheitseigentümer nicht angemessen vertreten sieht.

Verhältnis zwischen Miteigentümern wichtig

Herrscht ein gutes Verhältnis, hat sich Teamgeist entwickelt und sind sich alle in den Zielen einig? Dann steht einer Selbstverwaltung des Gemeinschaftseigentums der WEG nicht viel im Wege.

Alle Eigentümer müssen einverstanden sein

Das Gesetz verlangt in WEGesetz § 21 Abs. 4, dass alle Eigentümer der Selbstverwaltung zustimmen müssen. Selbstverwaltung ist eine Ausnahme vom Regelfall.

Verlangt nur ein Eigentümer die Bestellung eines Verwalters, dann ist die Gemeinschaft dazu verpflichtet. Schon daran ist zu erkennen, dass die Verwaltung einer Immobilie besondere Kenntnisse und Sorgfalt erfordert.

Erschwerende Situationen: Sanierungsbedürftige Gebäude verwalten

Wird die Sanierung einer alten Immobilie notwendig, so gelangt die WEG-Selbstverwaltung schnell an ihre Grenzen. Zudem wächst hier das Kosten- und Haftungsrisiko. Selten solte sich ein einzelner Miteigentümer an ein solches Vorhaben wagen. Für Sanierungsmaßnahmen sollten vielmehr alle Miteigentümer etwas beitragen. Planung, Kalkulation, Finanzierung und Auftragsvergabe müssen gemeinschaftlich im Detail beschlossen werden.

Experten für Sanierung und Projektentwicklung finden Sie auf dieser Website.

Den Aufwand nicht unterschätzen: Fortbildungen, Zeiten, Tools und Versicherung

Sehr viele Faktoren spielen in die Entscheidung hinein, ob eine Selbstverwaltung möglich (und auch ratsam) ist, oder ob die WEG ihre Hausverwaltung lieber in professionelle Hände gibt. Als letzter aber absolut nicht geringer Punkt, muss die Verantwortung und der Aufwand geklärt werden.

Übernimmt ein Miteigentümer die Hausverwaltung in Eigenregie und entsteht ein Streitfall oder Schaden, dann führt der Weg nicht selten zum Anwalt und vor Gericht. Entsprechend wichtig ist, dass der Verwalter qualifiziert ist, die notwendige Zeit zur Selbstverwaltung hat und sein Risiko begrenzt wird.

Auch ist die Frage der Aufwandsentschädigung vorab zu klären und vertraglich zu fixieren. Hat die WEG all dies und die vorstehenden Anmerkungen beherzigt, steht einer WEG-Selbstverwaltung nichts im Wege.

Zulassungspflicht für WEG-Verwalter*innen

Beachten Sie, dass für Immobilienverwalter das Berufszulassungsgesetz für Wohnimmobilienverwalter gilt: Für die Verwaltung von Wohnimmobilien herrscht Erlaubnispflicht. Geordnete Vermögensverhältnisse und eine Berufshaftpflicht ist erforderlich und es besteht eine Fortbildungspflicht. Das gilt auch für Selbstverwaltung, wenn dafür eine Vergütung erfolgt. Für ehrenamtliche Hausverwalter*innen empfiehlt es sich, ähnlich Absicherung und Fortbildung einzuplanen.

Hausverwaltung gesucht

Eine gute Hausverwaltung zu finden, ist mit etwas Aufwand verbunden. Im Prinzip läuft die Wahl der geigneten Hausverwaltungen aber genau so ab, wie man auch andere verlässliche Dienstleister findet.

Hausverwalter online finden

Es beginnt mit der Recherche, also meist online. Das ist sowohl der Fall, wenn Sie die Hausverwaltung wechseln (also einen Nachfolger suchen) als auch bei der erstmaligen Beauftragung einer externen Hausverwaltung.

Sie suchen also in einer Suchmaschine oder unserem Portal nach „Hausverwaltung“, gefolgt vom Einsatzort oder der Region. Der Ort bzw. die Region ist darum wichtig, weil eine Hausverwaltung in der Nähe der Immobilie sitzen sollte. Auf diese Weise vermeidet die Hausverwaltung und die WEG oder der Auftraggeber, dass lange Wege Kosten verursachen und die regelmäßige Sichtkontrolle der Hausverwaltung vor Ort verhindern.

Hat sich die Eigentümergemeinschaft für einige (zwei bis drei) gute Hausverwalter entschieden, geht es an deren Vorstellung. Diese ist meist etwas kniffelig, denn sie muss auf einer Eigentümerversammlung erfolgen, zu der auch alle Kandidaten eingeladen werden. Nachdem alle Hausverwalter die Gelegenheit zur persönlichen Vorstellung ihres Konzepts und Unternehmens hatten, beginne die Abstimmung. Zum Schluss erfolgt – wie soll es anders sein – die Beschlussfassung.

Vertrag für Hausverwalter / Mietverwalter

Der Vertrag für Hausverwaltung oder Mietverwaltung legt die Rahmenbedingungen der Hausverwaltung fest, insbesondere…

• den Vertragsgegenstand (die Immobilie) sowie das Vertragsziel
• die Vertragsdauer und Kündigung
• die Aufgaben (insbesondere sofern nicht gesetzlich vorgeschrieben)
• den Ausschluss von Provisionen (damit der/die Verwalter*in Aufträge neutral vergibt)
• die notwendige Vollmacht
• zur Rechnungslegung das Konto der Eigentümergemeinschaft inkl. Bankvollmacht
• die Vergütung in Form einer monatlichen Pauschale
• es ist eine Vertretung für Krankheit, Urlaub und sonstige Verhinderung zu bennen
• die Haftpflichtversicherung ist ggf. ausdrücklich zu vereinbaren
• besondere Vereinbarungen sollten schriftlich fixiert werden
• die Pflichten bei Beendigung des Vertrages sind festzuhalten.

Ein Mustervertrag für Hausverwalter ist bei der IHK und an anderen Stellen online erhältlich.

Für Hausverwalter…

Kundenakquise für Hausverwaltung

Die Kundenakquise einer Hausverwaltung ist eine klassische Immobilienakquise. Statt wie Makler auf Verkaufsobjekte abzuzielen, sind für Hausverwalter besonders Mehrfamilienhäuser (auch ohne Verkaufsabsicht) interessant. Hausverwalter halten bei der Kunden- und Objektakquise in der Regel stärker Ausschau nach Mietobjekten.

Die Nähe der Geschäftsmodelle Hausverwaltung und Immobilienmakler stellt eine einträgliche Symbiose da, bei der aus einer vermittelten Wohneinheit nicht selten ein Auftrag zur Hausverwaltung oder aus einer Hausverwaltung mehrere Aufträge zur Vermietung resultieren.

Lesen Sie bei Interesse weiter in unseren Tipps zur Immobilienakquise.

Hausverwalter werden

Sie möchten Hausverwalter oder Hausverwalterin werden? Eine gute Entscheidung, denn der Immobilienmarkt ist – trotz gelegentlicher Blasen – sehr solide. Selbst in der Krise tritt die Immobilienbranche und Baubranche immer wieder als Stütze der Wirtschaft in Erscheinung. Eine Hausverwaltung gründen ist also eine gute Berufsentscheidung, vorausgesetzt, Sie mögen den Umgang mit Menschen und haben die notwendigen Fähigkeiten, um den wirtschaftlichen Betrieb von Gebäuden und Grundstücken zu gewährleisten.

Hausverwalter haben große Verantwortung. Damit Sie die ordungsgemäße Verwaltung der Immobilien gewährleisten können, ist eine grundlegende Ausbildung und regelmäßige Weiterbildung unumgänglich. Der Gesetzgeber legt darüber hinaus großen Wert auf die persönliche Eignung. Hausverwalter*innen sind verpflichtet zu Zuverlässigkeit, geordneten Vermögensverhältnissen, und sie müssen über eine umfassende Berufshaftpflichtversicherung verfügen.

Hausverwalter Ausbildung

Die Ausbildung zum Hausverwalter ist für Deutschland an relativ geringe Anforderungen geknüpft. Geregelt ist die Hausverwalter-Qualifikation nach § 34c Gewerbeordnung der Länder als auch in der Makler- und Bauträgerverordnung (vgl. Verordnung über die Pflichten der Immobilienmakler, Darlehensvermittler, Bauträger, Baubetreuer und Wohnimmobilienverwalter).

Die Verwalter-Qualifizierung muss durch regelmäßige Fortbildungen sichergestellt sein. Der Gesetzgeber gibt hierzu vor, dass in 3 Jahren mindestens 20 Stunden Hausverwalter-Fortbildungen absolviert werden müssen. Solche Fortbildungen werden von verschiedenen Instituten angeboten, insbesonder von den IHK’n (Industrie- und Handelskammern der Bundesländer). Dieselben Anforderungen werden auch an Immobilienmakler, Darlehensvermittler, Bauträger und Baubetreuer gestellt.

Für die weiterführende Qualifikation als geprüfter Hausverwalter im nebenberuflichen Fernstudium existieren diverse Online-Kurse. Sie haben den Titel Geprüfte(r) Haus- und Grundstücksverwalter*in zum Ziel und können bei ILS, SGD und anderen Fernakademien online und nebenberuflich absolviert werden. Solche Abschlüsse können ein Vorteil bei der Gründung einer Hausverwaltung oder eines Maklerbüros sein.